Assistenz der Geschaftsfuhrung (m/w/d)

Koln, Festanstellung, Vollzeit, Job-ID 5018

medfacilities kurz und knapp

Als Tochterunternehmen der Uniklinik Koln beschaftigen wir rund 100 Mitarbeitende. In Bauherrenvertretung entwickeln, planen und bauen wir seit 20 Jahren technisch anspruchsvolle Immobilien fur Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre am Standort der Uniklinik Koln. Nachhaltiges Bauen, zukunftsweisende Konzepte und Energieeffizienz der Sonderimmobilie stehen dabei im Mittelpunkt. Wir arbeiten in interdisziplinaren Teams projektorientiert im innovativen und dynamischen Umfeld der Universitatsmedizin. Das sind Ihre Aufgaben

• Unterstutzung in samtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminkoordination sowie Bereitstellung relevanter Unterlagen
• Entwicklung zur zentralen Schnittstelle des Backofficeteams, Aufnahme und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse
• Eigenverantwortliche Digitalisierung des Officemanagements, Koordination der Einfuhrung neuer Software in Arbeitsgruppen
• Souverane und professionelle Kommunikation als Ansprechperson fur Kunden, Behorden, Geschaftspartner und das interne Team
• Vertragsverwaltung und -management, akkurate Dokumentation und uberwachung von Fristen
• Professionelle Verwaltung und Bearbeitung von E-Mail-Postfachern, Telefonaten und Post
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Buchung von Geschaftsreisen und Abrechnung der Reisekosten

Das bringen Sie mit

• Kaufmannischen Ausbildungsabschluss oder einen vergleichbaren Hintergrund
• Relevante Erfahrungen im Assistenzbereich oder Office-Management
• Ausgepragtes Organisationstalent und Leidenschaft fur das Management aus zweiter Reihe
• uberzeugende Kommunikationsfahigkeit: Sie agieren souveran in einem anspruchsvollen Umfeld und vermitteln klar und verstandlich
• Eigenverantwortung und Eigeninitiative: Sie packen gerne an und ubernehmen Verantwortung fur Ihre Aufgaben
• Durchsetzungsstarke und schnelle Auffassungsgabe: Sie behalten auch in hektischen Situationen den uberblick und setzen Prioritaten
• Hohe Diskretion und Teamfahigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Das bieten wir

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive
• Ein attraktives Gehalt
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Kontinuierliche Fortbildungsmassnahmen
• JobRad, vergunstigte Sport-/Event- und Freizeitangebote
• Vergunstigungen fur Mensa, Cafeteria und Apotheke
• Unternehmensevents wie Weihnachtsfeier, Sommerfest und Abteilungstreffen

Sie haben noch Fragen?

Senden Sie uns gerne Ihren detaillierten Lebenslauf per E-Mail im PDF-Format, Ihre Gehaltsvorstellung und Ihren fruhestmoglichen Eintrittstermin an Maren Munzberg: karriere AT medfacilities.de